Interne Kommunikation der Zukunft: AK Öffentlichkeitsarbeit trifft sich in Bielefeld

Bielefeld, 29.03.2018 – Wir alle tun es – täglich auf der Arbeit, zuhause, im Fitnessstudio oder auf der Straße. Zu kommunizieren, ist für uns so natürlich wie das Ein- und Ausatmen. Also ganz selbstverständlich? Weit gefehlt: Wir stoßen tagtäglich auf Barrieren, wenn es um die Kommunikation im Unternehmen geht. Sei es, dass Informationen fehlerhaft oder gar nicht erst ankommen. Ist die Kommunikation mangelhaft, kann dies zu Missverständnissen und Konflikten führen.

Auch können innovative Ideen und kostbares Wissen verloren gehen. Dieses Risiko erhöht sich zudem mit der Arbeit an mehreren Standorten. Daher ist ein reibungsloser Kommunikationsfluss nicht nur nach außen elementar wichtig, sondern vor allem auch nach innen.

„Ich weiß nicht, was ich gesagt habe, bevor ich nicht die Antwort des anderen darauf gehört habe.“, sagte bereits der amerikanische Mathematiker und Philosoph Norbert Wiener. Doch werden diese Antworten in Zukunft in Messenger-Apps, digitalen schwarzen Brettern oder gar von Chat-Bots gegeben? Und was gilt es hierbei in Sachen Datenschutz zu beachten? Der Arbeitskreis Öffentlichkeitsarbeit folgte der freundlichen Einladung der EK/servicegroup eG, um über Trends, Hemmnisse und über die Kommunikation im „Eigenland“ zu diskutieren.

Persönliches Gespräch vs. Corporate Messenger

WhatsApp, Weiboo, WeChat & Co. gehören für viele Menschen bereits zum Alltag der schnellen Kommunikation. Aber ein eigener Messenger fürs Unternehmen? Emoji statt Anrede und Signatur? Einige Verbundgruppen des MITTELSTANDSVERBUNDES haben bereits Corporate Messenger in die interne Kommunikation implementiert. Der Vorteil bei den Chat-Apps: Das Kollegium kann sich auf direktem Wege und vor allem schnell über Arbeitsstände informieren. Und auch Features wie Videotelefonie oder Sprachnachrichten können die Zusammenarbeit erleichtern.

Also weg vom gedruckten Mitarbeitermagazin, der Mitarbeiterversammlung und hin zu Event-Portalen und digitalen schwarzen Brettern?

Nicht ganz – eine Umfrage mit dem Programm Slido sorgte für Überraschungen, denn trotz des rasant voranschreitenden digitalen Wandels wird noch immer (oder vielleicht gerade deshalb?) das persönliche Gespräch als wichtigster Kommunikationskanal im Rahmen der internen Kommunikation wahrgenommen – gefolgt von der Mitarbeiterversammlung und der gedruckten Mitarbeiterzeitschrift.

Doch wie viele Verbundgruppen nutzen bereits mobile Lösungen für die interne Kommunikation? Die Auswertung der Umfrage im Rahmen des AK Öffentlichkeitsarbeit ergab: Etwas weniger als die Hälfte der Teilnehmer nutzen mobile Tools, um die Kommunikation im Kollegium effizienter und zeitgemäß zu gestalten.

Groß ist allerdings die Befürchtung, neue digitale Tools wie etwa die Mitarbeiter-App oder das digitale schwarze Brett könnten zu einer Verlängerung der Arbeitszeit hinein in die Freizeit führen. Zwar gelänge es durch den Kantinenspeiseplan auf dem digitalen schwarzen Brett, Mitarbeiter auf das Medium aufmerksam zu machen. Dieses müsse jedoch regelmäßig mit Inhalten gefüttert werden, was zu einem Mehraufwand führe.

Wenn es um die Implementierung neuer Technologien geht, schwingt auch das Thema Datenschutz mit. Wenig verwunderlich war daher, dass die Mehrheit der Umfrageteilnehmer selbigen als größte Herausforderung bei der internen Kommunikation von morgen einstuft. Die Bedenken sind nicht ganz unberechtigt, denn einige Messenger-Anbieter gehen mit persönlichen Daten recht großzügig um.

Datenschutz-Grundverordnung rückt näher – was ist zu tun?

Und auch die Datenschutzgrundverordnung macht vor der Öffentlichkeitsarbeit und dem Marketing nicht Halt. Moderne Öffentlichkeitsarbeit ist aufgrund des digitalen Wandels längst mehr als die Beantwortung von Presseanfragen oder der Versand von Mitteilungen an Redaktionen, in der Hoffnung, dass die Position dort zu einer Nachricht wird. Zusammen mit den Bußgeldern schüren die kursierenden Informationen oftmals Angst vor den bevorstehenden Änderungen. Um bei dem rechtlichen Wortungetüm ein wenig Licht ins Dunkel zu bringen, gab Tim Geier, Geschäftsführer des MITTELSTANDSVERBUNDES für das Büro Brüssel, einen Überblick zu den wichtigsten Änderungen.

DER MITTELSTANDSVERBUND hat zudem einen Praxis-Leitfaden speziell für Verbundgruppen und deren Anschlusshäuser erarbeitet, um den Einstieg in die Planung zur Umsetzung der DSGVO zu erleichtern. Am 04. Mai findet ein Frühstücks-Webinar unter dem Titel „Die Datenschutz-Grundverordnung – Was Unternehmen jetzt tun müssen“ statt, zu dem Verbundgruppen und ihre Mitglieder herzlich eingeladen sind.

Quo vadis interne Kommunikation? Mehr Intuition mit „Eigenland“

„Never change a running system“? Die „German Angst“ ist eine typisch deutsche Erscheinung und bezeichnet das Phänomen der grundlosen Angst oder Besorgtheit. Auch wenn die Digitalisierung die Geschäftswelt gewaltig umkrempelt, bietet sie in Sachen Öffentlichkeitsarbeit doch auch enorme Chancen. Welche das sind und wie man traditionelle Denkmuster aufbricht, stellte der #GermanAngstBesieger aka Mirco Welsing, TMC The Marketing Company in einem etwas anderen Workshop unter Beweis. Mirco Welsing ist zertifizierter „Eigenland“-Coach und hat mit dem „Eigenland“-Tool eine innovative Workshop-Methode in sein Portfolio aufgenommen, die unter spielerisch-aktiver Teilnahme aller Beteiligten funktioniert – ein Mix aus Workshop und Think Tank also. Der Ansatz: Intuition und rationales Wissen miteinander verbinden. Hierfür mussten Powerpoint-Folien einem Spielfeld weichen, denn die Teilnehmer gestalten aktiv mit, anstatt nur passiv zuzuhören.

Der Titel der Eigenland-Strategie ist nicht zufällig gewählt: Unternehmen, Teams und Themen lassen sich wie eine Insel betrachten. Es gibt unerforschte Gebiete und verborgene Schätze. Eigenland nutzt dieses Bild, um einen spielerischen Zugang zu ernsten Themen zu ermöglichen. Jeder Bereich im Eigenland enthält bis zu zehn Thesen, welche mithilfe von „Bodenschätzen“ von Teer („Das trifft nicht zu“) bis Gold („Das trifft voll zu“) durch die Teilnehmer bewertet werden. Ziel ist ein anschließender rationaler Austausch über Potenziale, Hürden oder Uneinigkeiten.

Die These „Die Kommunikation über Bilder, Icons und Emojis wird immer wichtiger.“ polarisierte die Teilnehmer besonders stark. Bilder würden sich schneller in die Köpfe einbrennen und seien emotionaler und ansprechender. Allerdings bestünde die Gefahr der Reizüberflutung, konterte die Gegenseite. Einigkeit herrschte am Ende der Diskussion vor allem bei einer These: „Wer seine Mitarbeiter als aktive Kommunikatoren versteht, hat einen Marktvorteil“. Und in der Tat: Eine gute Reputation als Arbeitgeber und authentische Mitarbeiter als Markenbotschafter sind in Zeiten des Fachkräftemangels ein unschätzbarer Wettbewerbsvorteil.