Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung kommt

Berlin, 22.08.2022 – Ab dem 1. Oktober 2022 beginnt für die klassische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, den „gelben Schein“, die Auslaufphase. Ab 2023 gibt es für gesetzlich Krankenversicherte nur noch die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU).

Damit entfällt auch die Pflicht der Beschäftigten zur Vorlage der AU-Bescheinigung. Stattdessen sind Arbeitgeber berechtigt, bei der jeweiligen Gesetzlichen Krankenversicherung die Daten abzurufen. Ein solcher Abruf darf durch den Arbeitgeber nur erfolgen, wenn er zum Erhalt der Daten berechtigt ist, d.h. wenn:

• für die angefragten Zeiträume ein Beschäftigungsverhältnis des Arbeitnehmers bei dem anfragenden Arbeitgeber bestand und
• der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die abzurufende Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer nach § 5 Abs. 1 Satz 1 Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) i.V.m. § 5 Abs. 1a Satz 2 EntgFG vorab mitgeteilt hat.

Es besteht also weiterhin für die Beschäftigten eine Mitteilungspflicht nach § 5 Abs. 1 Satz 1 EntgfG. Der Arbeitnehmer muss seinem Arbeitgeber bzw. der zuständigen Stelle (z. B. Personalabteilung) die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich am ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit während der ersten Betriebsstunden mitteilen.

Zusätzlich sind gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer gemäß dem neuen § 5 Abs. 1a EntgfG ab dem 1. Januar 2023 verpflichtet, bei einer länger als drei Kalendertage andauernden Arbeitsunfähigkeit das Bestehen einer Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer ärztlich feststellen zu lassen. Auch nach der neuen Rechtslage bleibt es dabei, dass der Arbeitgeber die Möglichkeit hat, ein früheres Tätigwerden des Arbeitnehmers zu verlangen. So kann er verlangen, dass der Beschäftigte das Bestehen einer Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer schon früher als im Gesetz vorgesehen ärztlich feststellen lässt (§ 5 Abs. 1a Satz 2 iVm. Abs. 1 Satz 3 EntgfG).

Vom gelben Schein zum Stylesheet

Bereits in der Auslaufphase der klassischen AU, also ab Oktober 2022, gibt es sogenannte Stylesheets. Es handelt sich dabei um Bescheinigungen, die im Aufbau der bisherigen AU-Bescheinigung gleichen, aber schwarzweiß sind und A4 oder A5 Größe haben, da sie ausgedruckt werden müssen. Die Stylesheets werden in 2023 dem Arbeitnehmer regelmäßig zur Verfügung gestellt, auf Wunsch oder im Störfall (z.B. Internetausfall in der Arztpraxis) auch eine Ausfertigung für den Arbeitgeber.

Gerade für den letztgenannten Fall (Störfall) wäre eine Vorlagepflicht des Arbeitnehmers erforderlich und gesetzlich zu regeln. Es bleibt abzuwarten, ob der Gesetzgeber auf die entsprechenden Forderungen aus der Wirtschaft reagiert. Eine solche Verpflichtung über eine Betriebsvereinbarung oder den Arbeitsvertrag einzuführen, ist rechtlich problematisch, denn es dürfen zu Lasten des Arbeitnehmers keine Abweichungen vom EFZG vereinbart werden (§ 12 EFZG).

Für Unternehmen bedeuten die Neuregelungen – d.h. der Wechsel von der Vorlagepflicht der AU hin zu einer Abrufmöglichkeit – eine erhebliche Mehrbelastung. Der neue Prozess bringt Mehraufwand mit sich durch die laufende Erfassung und Verarbeitung der Meldungen, die laufende Überwachung der Rückmeldungen sowie erhöhten Klärungsbedarf durch eine höhere Zahl an Fehlerquellen im Meldeverfahren. In Summe führt dies zu Personalproblemen, einem erhöhten Korrekturaufwand bei der Lohnbuchhaltung sowie einer Erhöhung der Kosten der Lohnbuchhaltung.

Informationsfilm für Ihre Beschäftigten

Die BDA hat einen kurzen Animationsfilm zu den gesetzlichen Neuregelungen gedreht. Dieser Film eignet sich hervorragend für Unternehmen, die ihre Mitarbeiter über die neuen Regelungen mit Wirkung zum 01.01.2023 informieren wollen.